Auslastung steigern
Wenn alle sehen, was frei ist, werden Poolfahrzeuge und Räume öfter genutzt. Du kommst mit weniger Ressourcen aus und sparst Kosten.
Shared Resources: ein Buchungssystem für alles, was ihr im Unternehmen teilt
Mit Shared Resources in FluidLife buchen Kolleg:innen Poolfahrzeuge oder Räume per App, auf Wunsch gleich mit Catering oder Zubehör. Du legst jede Ressource einmal an, bestimmst die Regeln und steigerst die Auslastung von dem, was schon da ist.
Die Vorteile von Shared Resources auf einen Blick
Verwaltung entlasten
Kolleg:innen buchen selbst und öffnen Schlüsselschränke oder Schlösser direkt aus der App. Die persönliche Schlüsselübergabe entfällt.
Fair vergeben
Begehrte Ressourcen verteilst du über klare Regeln und ein Punktebudget. So blockiert niemand dauerhaft, was andere auch brauchen.
So organisierst du Ressourcensharing mit FluidLife
Ob Poolfahrzeug, Dienstfahrrad, Ladestation für E-Autos, Parkplatz, Besprechungsraum oder Equipment: Jede Ressource bekommt einen Typ, bis zu fünf Fotos, eine formatierbare Beschreibung und einen Standort. Deine Mitarbeiter:innen buchen in einer App, du steuerst alles im Managementportal.
Zusatzleistungen gleich mitbuchen: vom Catering bis zum Anhänger
Wer einen Besprechungsraum bucht, bestellt Kaffee und die passende Bestuhlung im selben Schritt dazu. Beim Poolfahrzeug ist es der Anhänger, beim Fahrrad sind es die Satteltaschen.
Du legst die Zusatzleistungen im Managementportal an und ordnest sie in Leistungsgruppen den passenden Ressourcen zu. Sobald jemand eine Zusatzleistung bucht oder ändert, bekommt die zuständige Stelle automatisch eine E-Mail, auch bei einer Stornierung. Nachfragen per Telefon oder Mail entfallen.
Buchungsregeln einmal festlegen und für viele Ressourcen nutzen
In einem Buchungsprofil bündelst du alle Regeln für eine Gruppe von Ressourcen, zum Beispiel für alle Poolfahrzeuge eines Standorts. Änderst du das Profil, gilt die neue Regel sofort für jede zugewiesene Ressource.
Du bestimmst zum Beispiel die maximale Dauer und den Buchungshorizont. Für einzelne Nutzergruppen legst du eigene Regelsets an. Über Labels gibst du Ressourcen und Buchungsprofile nur für bestimmte Abteilungen oder Standorte frei. Nutzt ihr Single Sign-On, kommen die Labels automatisch aus eurem Firmen-Login.
Mit Buchungstarifen fair verteilen, was knapp ist
Begehrte Ressourcen vergibst du über ein monatliches Punktebudget statt nach dem Prinzip „wer zuerst kommt“. Jede Buchung kostet Punkte nach dem Tarif, den du im Buchungsprofil festlegst.
Jede Person bekommt ihr Punktebudget jeden Monat automatisch gutgeschrieben. Wer rechtzeitig storniert, bekommt die Punkte zurück. Auf Wunsch verhinderst du außerdem, dass jemand im selben Zeitraum mehrere Ressourcen desselben Profils bucht. So bucht niemand auf Vorrat. Punktestand und Kosten sind in der App vor jeder Buchung sichtbar.
Vom Buchen bis zur Rückgabe, mit digitalem Zugang
Pro Buchungsprofil wählst du, wie ein Verleih abläuft. Räume und Parkplätze werden einfach gebucht. Beim Poolfahrzeug starten und beenden Kolleg:innen den Verleih in der App und erfassen den Kilometerstand schon bei der Abholung, bei der Rückgabe auch den Ladestand. Alternativ bestätigt ihr Abholung und Rückgabe am Empfang.
Verbunden mit digitalen Schlössern oder Schlüsselschränken öffnen Nutzer:innen Tür oder Schließfach in der App, und zwar nur im gebuchten Zeitraum. Wer nicht erscheint, verliert die Buchung nach einer Wartezeit, die du festlegst. So wird aus der Verwaltung eurer Poolfahrzeuge ein digitales Fuhrparkmanagement, ohne Schlüsselbuch und Excel-Liste.
Die Shared Resources Funktionen im Überblick
In der App
Für Mitarbeiter:innen, die buchen
- Ressourcen nach Standort, Typ und Verfügbarkeit filtern
- Zusatzleistungen wie Catering oder Zubehör direkt mitbuchen
- Über die Kalenderansicht buchen, auch ab sofort
- Verleih in der App starten und beenden
- Schließfach oder Schloss im gebuchten Zeitraum per App öffnen
- Punktestand und Buchungskosten vor jeder Buchung sehen
- Bildergalerie mit bis zu fünf Fotos je Ressource
- Standorte der Ressourcen auf der Karte sehen
- Buchungen verschieben, verlängern oder stornieren
- Zielort und Nutzungszweck bei der Buchung angeben
- Kilometerstand bei Abholung und Rückgabe, Ladestand und Sauberkeit bei der Rückgabe erfassen
- Erinnerung vor Buchungsbeginn
- Schäden jederzeit melden, auch während der Nutzung
- Nach der Buchung eines Poolfahrzeugs freie Plätze als Mitfahrgelegenheit anbieten
- Auch im Browser über die FluidLife Web-App buchen
Im Managementportal
Für Facility-, Fuhrpark- und Mobilitätsverantwortliche
- Zusatzleistungen in Leistungsgruppen den Ressourcen zuordnen, mit automatischer E-Mail an die zuständige Stelle bei jeder Buchung oder Änderung
- Buchungsprofile mit Verfügbarkeit, maximaler Dauer und Buchungshorizont
- Eigene Regelsets je Nutzergruppe mit festgelegter Priorität
- Zugriff auf Ressourcen und Buchungsprofile über Labels steuern, auch automatisch per Single Sign-On
- Punktetarif und monatliches Punktebudget festlegen
- Digitale Schlösser und Schlüsselschränke anbinden
- Ressourcen mit Typ, bis zu fünf Fotos, formatierbarer Beschreibung, Standort und Support-Kontakt anlegen und kopieren
- Verleihprozess und Pflichtangaben je Buchungsprofil festlegen
- Mehrfachbuchungen im selben Zeitraum verhindern
- Automatische Freigabe bei No-Show, wenn der Verleih in der App startet
- Wartungsfenster für Reinigung oder Service
- Buchungen im Kalender und in der Liste einsehen, filtern und stornieren
- Änderungsverlauf: sehen, wer eine Buchung wann geändert hat
- Feedback und Schadensmeldungen im Review-Center bearbeiten
- Buchungen und Feedback als CSV exportieren, inklusive Abhol- und Rückgabezeit
Diese Module ergänzen Shared Resources ideal
Shared Resources funktioniert für sich allein. In Kombination mit diesen Modulen holst du noch mehr aus deinen Ressourcen heraus.
Ride Sharing
Wer ein Poolfahrzeug bucht, bietet die freien Plätze direkt als Mitfahrgelegenheit an. So fahren Kolleg:innen auch bei Dienstfahrten gemeinsam.
Mitarbeiterparken
Fürs Parkplatzmanagement nutzt du dieselben Buchungsprofile wie für Poolfahrzeuge. Für Fahrgemeinschaften oder einzelne Teams reservierst du eigene Stellplätze.
Informationsportal
Teile Buchungsregeln und Anleitungen zu euren Ressourcen direkt in der App. So wissen alle, wie das Teilen funktioniert.
FAQs zu Shared Resources und Ressourcensharing
Welche Ressourcen kann ich mit Shared Resources verwalten?
Alles, was ihr im Unternehmen teilt: Poolfahrzeuge und E-Autos, E-Bikes und Dienstfahrräder, Ladestationen, Parkplätze, Besprechungsräume oder Equipment. Jede Ressource bekommt ein Buchungsprofil mit eigenen Regeln.
Kann man zu einer Raumbuchung auch Catering bestellen?
Ja. Mit Zusatzleistungen buchen Kolleg:innen Catering oder Zubehör direkt zur Ressource dazu, auch beim Poolfahrzeug oder Fahrrad. Die zuständige Stelle bekommt automatisch eine E-Mail.
Wie verhindere ich, dass Ressourcen blockiert werden?
Mit einer maximalen Buchungsdauer und der automatischen Freigabe bei No-Show, wenn der Verleih in der App gestartet wird. Für knappe Ressourcen legst du zusätzlich ein monatliches Punktebudget fest und verhinderst auf Wunsch Mehrfachbuchungen im selben Zeitraum.
Brauchen Kolleg:innen für ein Poolfahrzeug noch einen Schlüssel?
Nicht, wenn du einen Schlüsselschrank oder ein digitales Schloss anbindest. Dann öffnen Nutzer:innen das Fach oder Schloss in der App, und zwar nur im gebuchten Zeitraum.
Was ist der Unterschied zwischen Poolfahrzeug und Dienstwagen?
Ein Dienstwagen ist einer Person fest zugeordnet. Ein Poolfahrzeug teilen sich mehrere Kolleg:innen und buchen es bei Bedarf, zum Beispiel für Dienstfahrten. Mit Shared Resources organisierst du Buchung und Übergabe eurer Poolfahrzeuge.
Kann man Ressourcen auch ohne App buchen?
Ja. In der FluidLife Web-App buchen Mitarbeiter:innen Ressourcen, ändern Reservierungen und melden Schäden auch im Browser.
Kann ich Shared Resources ohne weitere Module nutzen?
Ja. Shared Resources ist ein eigenes Modul. Du startest damit und ergänzt weitere Module, wenn du sie brauchst.
Bring deine Ressourcen in eine App
In einer Demo zeigen wir dir, wie Buchungsprofile und Tarife für deine Ressourcen aussehen, und begleiten dich bei der Einführung.