Weniger Verwaltung
Eine Sammelrechnung pro Mobilitätsanbieter im Monat statt vieler Einzelbelege und Spesenbelege.
Dienstreise-App mit Geschäftskonto: Dienst- und Geschäftsreisen buchen und abrechnen
Mit dem Geschäftskonto in FluidLife buchen deine Mitarbeiter:innen Öffi-Tickets, Taxifahrten und andere Mobilitätsangebote für Dienstreisen direkt in der App. Die Kosten landen auf der richtigen Kostenstelle und werden einmal im Monat gesammelt abgerechnet.
Die Vorteile vom Geschäftskonto auf einen Blick
Kosten im Griff
Du entscheidest, wer auf das Geschäftskonto buchen darf, und setzt für jede Person ein eigenes Ausgabenlimit.
Klare Kostenstellen
Jede Buchung landet direkt auf der richtigen Kostenstelle. Das erleichtert Budgetplanung und interne Kostenkontrolle.
So organisierst du Dienst- und Geschäftsreisen mit dem Geschäftskonto von FluidLife
Dein Team plant und bucht Dienstwege in der App. Du legst im Managementportal fest, wer buchen darf und auf welche Kostenstellen.
Dienst- und Geschäftsreisen in der App planen und buchen
Deine Mitarbeiter:innen suchen in der FluidLife App die passende Verbindung zum Termin und buchen Öffi-Ticket oder Taxi direkt. Bei der Buchung wählen sie das Geschäftskonto als Zahlungskonto und ordnen die Kostenstelle zu. Eine kurze Notiz wie „Kundentermin Linz“ hilft später bei der Zuordnung.
Freischaltungen und Limits im Managementportal
Im Managementportal schaltest du Mitarbeiter:innen über ihre E-Mail-Adresse für das Geschäftskonto frei und legst für jede Person ein Ausgabenlimit fest. Ist das Limit erreicht, sind keine weiteren Buchungen auf das Geschäftskonto möglich. Wer die App noch nicht nutzt, bekommt automatisch eine Einladung.
Kostenstellen legst du einmal an und bearbeitest sie bei Bedarf. Ist eine Buchung falsch zugeordnet, änderst du die Kostenstelle nachträglich.
Monatlich gesammelt abrechnen
Am Monatsende bekommst du die Rechnungen für alle Buchungen pro Mobilitätsanbieter auf dem Geschäftskonto gesammelt. Das Dashboard zeigt dir die Ausgaben der letzten Monate und wie viele Personen freigeschaltet sind. Buchungen und Transaktionen siehst du im Detail.
Für die Buchhaltung exportierst du alle Transaktionen inklusive Kostenstelle und Buchungsnotiz als CSV-Datei.
Die Geschäftskonto Funktionen im Überblick
In der App
Für Mitarbeiter:innen mit Freischaltung
- Dienstwege in der Routensuche planen und buchen
- Geschäftskonto bei der Buchung als Zahlungskonto wählen
- Kostenstelle direkt bei der Buchung zuordnen
- Buchungsnotiz hinzufügen, zum Beispiel für einen Kundentermin
- Öffi-Tickets, etwa von den Wiener Linien, und Taxifahrten über das Geschäftskonto bezahlen
Im Managementportal
Für Buchhaltung und Mobilitätsverantwortliche
- Mitarbeiter:innen per E-Mail freischalten und Freischaltung beenden
- Individuelle Ausgabenlimits pro Person festlegen
- Kostenstellen anlegen, bearbeiten und deaktivieren
- Kostenstelle von Buchungen nachträglich ändern
- Dashboard mit Ausgaben und Zahl der freigeschalteten Personen
- Alle Buchungen und Transaktionen im Detail
- Monatliche Sammelrechnungen pro Mobilitätsanbieter und Gutschriften
- CSV-Export von Transaktionen und Freischaltungen
Diese Module ergänzen das Geschäftskonto ideal
Das Geschäftskonto funktioniert für sich allein. Mit diesen Modulen deckst du auch private Wege und eigene Fahrzeuge ab.
Mobilitätsbudget
Für den Arbeitsweg und private Wege gibst du ein monatliches Budget frei. Dienstliche und private Ausgaben laufen über getrennte Konten und bleiben sauber getrennt.
Fahrtenbuch
Dienstwege übernimmt dein Team als Fahrt der Kategorie Geschäftlich ins Fahrtenbuch. So sind Strecke und CO2-Wert jeder Dienstreise dokumentiert.
Shared Resources
Wenn keine Öffi-Verbindung passt, bucht dein Team ein Poolfahrzeug für die Dienstfahrt in derselben App.
FAQs zu Dienstreisen und Geschäftsreisen mit FluidLife
Was kann ich über das Geschäftskonto abrechnen?
Alle Mobilitätsangebote, die in der FluidLife App buchbar sind, zum Beispiel Öffi-Tickets und Taxifahrten. Welche Anbieter in deiner Region verfügbar sind, zeigen wir dir in einer Demo.
Wie behalte ich die Kosten für Dienstreisen im Blick?
Im Managementportal siehst du alle Buchungen und Ausgaben auf dem Geschäftskonto. Mit einem Ausgabenlimit pro Person legst du fest, wie viel jede:r über das Geschäftskonto buchen darf.
Brauche ich für Dienst- und Geschäftsreisen noch eine Spesenabrechnung?
Für Fahrten, die über das Geschäftskonto gebucht werden, nicht. Sie stehen mit Kostenstelle auf den Monatsrechnungen. Ausgaben bei Anbietern, die nicht in der App buchbar sind, rechnest du wie bisher ab.
Deckt das Geschäftskonto alle Reisekosten einer Dienstreise ab?
Nein, das Geschäftskonto deckt die Mobilität ab, also Öffi-Tickets, Taxifahrten und andere Angebote aus der App. Hotel, Flüge oder Verpflegung rechnest du wie bisher über deine Reisekostenabrechnung ab.
Wie plane ich Dienstreisen nachhaltig?
In der Routensuche vergleicht dein Team Öffis, Rad und Auto für den Weg zum Termin. Gebuchte Dienstwege übernimmt es ins Fahrtenbuch, dort ist der CO2-Wert jeder Fahrt dokumentiert.
Kann ich das Geschäftskonto mit dem Mobilitätsbudget kombinieren?
Ja. Beide Module laufen über getrennte Konten und werden getrennt abgerechnet. Dein Team wählt bei jeder Buchung, welches Konto es nutzt.
Dienstreisen einfach abrechnen mit FluidLife
In einer Demo zeigen wir dir, wie das Geschäftskonto in deinem Unternehmen funktioniert, und begleiten dich bei der Einführung.