Die Fahrtkostenabrechnung läuft in den meisten Unternehmen noch komplett manuell: Ticket kaufen, Beleg aufheben, Spesenformular ausfüllen, und die Buchhaltung prüft alles von Hand.
Mit FluidLife verwaltest du ÖV-Tickets zentral und rechnest Taxikosten automatisch ab. Erfahre, wie dich unsere Lösung für Fahrtkostenabrechnung dabei unterstützt.
Die Fahrtkostenabrechnung läuft in den meisten Unternehmen noch komplett manuell: Ticket kaufen, Beleg aufheben, Spesenformular ausfüllen, und die Buchhaltung prüft alles von Hand.
Mit FluidLife verwaltest du ÖV-Tickets zentral und rechnest Taxikosten automatisch ab. Erfahre, wie dich unsere Lösung für Fahrtkostenabrechnung dabei unterstützt.
Ob Öffi-Ticket für den Pendelweg oder Taxi zum Termin: Solange Kauf und Abrechnung von Hand laufen, kostet jede Fahrt Zeit im Backoffice und in der Buchhaltung. Diese vier Herausforderungen bremsen einen effizienten Prozess bei Buchung und Abrechnung von Öffi-Tickets und Taxifahrten. So löst du sie mit FluidLife.
Öffi-Tickets oder Taxifahrten werden oft einzeln gekauft und bezahlt. Belege werden gesammelt und Spesenformulare ausgefüllt, bevor die Buchhaltung sie mühsam Zeile für Zeile prüft.
Mit FluidLife: Ticketbuchungen und Taxifahrten laufen über ein vorab zugeteiltes Geschäftskonto. Am Monatsende kommt eine Sammelrechnung mit direkter Kostenstellen-Zuweisung zurück, ganz ohne Einzelbelege.
Individuelle Verträge mit ÖV-Anbietern und Taxi-Unternehmen laufen meist über separate E-Mail-Prozesse. Jede neue Ticketbestellung bedeutet zusätzlichen Abstimmungsaufwand für den Einkauf.
Mit FluidLife: Ein ein einziger Vertrag deckt alle Mobilitätsangebote ab, von Öffi-Tickets bis Taxifahrten. Separate Verträge mit einzelnen Anbietern fallen damit weg.
Oft ist unklar, wer wann Taxi fahren darf und welches Budget dabei gilt. Ohne klare Regeln lässt sich Missbrauch kaum kontrollieren.
Mit FluidLife: Budgets und Kontingente pro Mitarbeiter:in legst du einmal im Managementportal fest. So gelten für alle vorab definierte Regelen, statt Ausnahmen von Fall zu Fall zu klären.
Mitarbeitende nehmen das Taxi auch dann, wenn der ÖV ausreichen würde, weil ihnen die Alternative gar nicht sichtbar ist. Ohne diesen Vergleich bleibt die günstigere Option ungenutzt.
Mit FluidLife: Der Routenplaner stellt ÖV- und Taxi-Option mit Kosten und Dauer direkt nebeneinander. So fällt die Wahl bewusst und nicht aus Gewohnheit auf das teurere Taxi.
Ticketbuchungen und Rückfragen landen bei dir und kosten jeden Tag Zeit. FluidLife bündelt Kauf, Buchung und Zuordnung an einer Stelle und nimmt dir die laufende Koordination ab.
Für dich zählt, dass jede Fahrt sauber auf der richtigen Kostenstelle landet. Statt einem Stapel Einzelbelege bekommst du eine Sammelrechnung, die genau das schon erledigt hat.
Du kaufst Tickets zentral ein und verantwortest die Konditionen. In FluidLife siehst du laufend, welche Budgets und Kontingente verbraucht werden, und steuerst gegen, bevor sie überzogen sind.
Digitale Fahrtkostenabrechnung verändert konkret drei Dinge in deinem Backoffice:
Eine Sammelrechnung ersetzt Spesenbelege und manuelle Prüfung.
Budgets und Kontingente verhindern Überraschungen am Monatsende.
Jede Fahrt wird dokumentiert und einer Person sowie Kostenstelle zugeordnet.
Diese vier Module bilden die ideale FluidLife-Kombination für eine digitale Fahrtkostenabrechnung, von der Buchung bis zur Sammelrechnung.
Tickets und Taxifahrten laufen über ein Geschäftskonto und kommen als monatliche Sammelrechnung mit Kostenstellen-Zuweisung zurück. Die Buchhaltung prüft eine Rechnung statt vieler Einzelbelege.
Weise beliebigen Personen ein individuelles Budget und klare Kontingente für ÖV-Tickets und Taxifahrten zu. So behältst du die Kostenkontrolle in Echtzeit, ganz ohne Einzelfreigaben.
Der Routenplaner stellt ÖV- und Taxi-Option mit Kosten und Dauer direkt nebeneinander. So fällt die Wahl bewusst auf die günstigere Verbindung, statt aus Gewohnheit aufs Taxi.
Buche Öffi-Tickets von Wiener Linien und weiteren Verkehrsverbünden direkt in der App. So verwaltest du ÖV-Tickets für dein Unternehmen zentral, ganz ohne Fremd.
In einer Demo zeigen wir dir, wie du Öffi-Tickets und Taxifahrten zentral buchst und automatisch abrechnest.
Wer darf im Unternehmen Taxi fahren, und wie erstelle ich ein Regelwerk?
Wer in deinem Unternehmen grundsätzlich Taxifahrten buchen darf, musst du individuell festlegen und freigeben. Das kann beispielsweise rollenbasiert erfolgen, etwa für alle Mitarbeitenden mit Kundenkontakt, oder auf anderen Kriterien beruhen. Ein Regelwerk kann zum Beispiel vorsehen, dass nur Mitarbeitende eine Taxifahrt buchen dürfen, die mehr als zwei Kilometer von öffentlichen Verkehrsmitteln entfernt wohnen. So lässt sich gleichzeitig ein Anreiz für alternative Mobilitätsangebote schaffen. Technisch kann in FluidLife über Kontingente und Zugriffsrechte festgelegt werden, welche Rollen Taxis nutzen dürfen und in welchem Rahmen.
Wie kontrolliere und begrenze ich die Taxikosten der Mitarbeiter?
Bei einem manuellen Prozess ist das oft nur schwer oder gar nicht möglich. Taxifahrten werden individuell über Firmenkreditkarten der Mitarbeitenden gebucht und bezahlt oder zentral über eine Stelle wie das Office Management abgewickelt. Die Endabrechnung liegt häufig erst zum Monatsende vor, und ein Überblick über das Budget fehlt. Mit einer entsprechenden Software im Hintergrund funktioniert das deutlich einfacher. In FluidLife greifen vorab definierte Mobilitätsbudgets in Echtzeit. Jede Fahrt ist einer Person und einer Kostenstelle zugeordnet, sodass Überschreitungen sofort auffallen. So begrenzt du Kosten, bevor sie entstehen, anstatt sie am Monatsende erklären zu müssen.
Wie erhalte ich für Taxifahrten eine Sammelrechnung statt vieler Einzelbelege?
Mit FluidLife laufen alle Fahrten eines Zeitraums über das Geschäftskonto und werden anschließend in einer Sammelrechnung mit Kostenstellenzuweisung abgerechnet. Die Buchhaltung prüft somit eine Rechnung statt vieler einzelner Belege.
Wie kaufe und rechne ich Öffi-Tickets für Mitarbeitende ab?
Ein nach wie vor gängiger Weg ist der Erwerb von Papiertickets, die Mitarbeitende beispielsweise beim Office Management oder beim Portier abholen können. Eine Kostenkontrolle oder die Nachvollziehbarkeit, wer die Tickets für welche Wege genutzt hat, ist dabei kaum möglich. Deutlich einfacher wird es, wenn der Prozess digital über eine Mobilitäts-App abgewickelt wird. Mitarbeitende erhalten ein vorab definiertes Budget, buchen das Öffi-Ticket direkt in der App und die Kosten fließen automatisch in das Geschäftskonto. So verwaltest du Kauf und Abrechnung an einer zentralen Stelle.
Wie spare ich Taxikosten im Unternehmen?
Der größte Hebel ist der Modal Shift in Kombination mit internen Regelungen. Wird die günstigere Öffi-Verbindung bereits bei der Buchung sichtbar, verlagern sich Fahrten vom Taxi auf öffentliche Verkehrsmittel. Der FluidLife-Routenplaner stellt beide Optionen nebeneinander dar, sodass die Entscheidung bewusst und nicht aus Gewohnheit getroffen wird. Ergänzend zur technischen Komponente können interne Regelungen festgelegt werden. So kannst du als Unternehmen beispielsweise vorgeben, dass Wege unter fünf Kilometern immer mit einer alternativen Mobilitätsoption zurückgelegt werden müssen, sofern eine solche zur Verfügung steht. Auch das ist im FluidLife-Routenplaner auf einen Blick sichtbar. Das Logbuch bietet zudem eine einfache Möglichkeit zur Dokumentation.
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T + 43 (0)1 5860 180
office(at)fluidtime.com
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