Datenschutzerklärung für Community Connections

Stand [18.04.2024]

1. Welche Daten werden verarbeitet und aus welchen Quellen stammen sie?

Die folgenden Informationen werden von Fluidtime oder im Auftrag von Fluidtime verarbeitet.

1.1 Informationen die Du zur Verfügung stellst

• Benutzerprofil: Wir verarbeiten Daten, wenn Du deinen Nutzer Account erstellst oder aktualisierst. Dazu gehört in jedem Fall dein Name, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort. Abhängig davon, welche Services Du in Anspruch nimmst und welche freiwilligen Angaben Du machst, gehören dazu außerdem dein Geburtsdatum, dein Geschlecht, deine Telefonnummer, deine Adresse, dein Fahrzeug Kennzeichen und dein Profilbild. Sofern Du eine Einladung einer Organisation wie z.B. eines Unternehmens akzeptierst (verbundene Organisation), wird die dadurch hergestellte Verbindung zu diesem Unternehmen ebenfalls gespeichert. Neben den Daten selbst wird dabei auch der Zeitpunkt der Erstellung sowie jeglicher Änderung dieser Daten gespeichert und verarbeitet.
• Zustimmungen: Zustimmungen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen in Zusammenhang mit der FluidLife App, verbundenen Organisationen und Drittanbietern, die wir für die Erbringung unserer Dienste nutzen oder deren Dienste wir dir zur Verfügung stellen. Neben der Zustimmung selbst wird dabei auch der Zeitpunkt der Zustimmung gespeichert und verarbeitet.
• Spesenabrechnung: Wir verarbeiten alle Dateien, die Du im Zuge der  Spesenabrechnung hochlädst und speichern den Zeitpunkt des Uploads.
• Logbuch: Alle Fahrten im Logbuch werden mit Start- und Endpunkt, Zeit, Dauer, Transportmittel, Distanz und Zeitpunkt der Erstellung gespeichert.
• Feedback Formular: Wir verarbeiten die Kontaktdaten, die Du im Feedback Formular bekannt gibst und speichern den Zeitpunkt der Übermittlung. Ist das Feedback an uns adressiert speichern wir zusätzlich den übermittelten Content (Text, Bild, etc.).
• Ride Sharing: Alle Daten zu Fahrten, die Du anbietest, anfragst, bestätigst, ablehnst oder für die Du Suchagenten anlegst sowie sämtliche damit in Zusammenhang stehende Informationen wie Fahrer, Mitfahrer, Start- und Endpunkt, Startzeit, Kommunikation zwischen Fahrer und Mitfahrer in der FluidLife App sowie die Bestätigung der Durchführung der Fahrt werden von uns verarbeitet und gespeichert. Neben den Daten selbst wird dabei jeweils auch der Zeitpunkt der Erstellung gespeichert.
• Punkte: Wir verarbeiten und speichern alle relevanten Transaktionsdaten im Zusammenhang mit der Einlösung von Punkten inklusive Informationen, wofür diese und zu welchem Zeitpunkt diese genutzt werden.
• Coupons: Wir verarbeiten und speichern alle relevanten Transaktionsdaten im Zusammenhang mit der Anforderung von Coupons inklusive Informationen zu den beantragten Coupons, dem Zeitpunkt und, sofern zutreffend, die Anzahl der dafür genutzten Punkte.

1.2 Informationen, die erstellt werden, wenn Du unsere Dienste nutzt

Diese Informationen werden während der Nutzung unserer Dienste gespeichert und / oder verarbeitet:

• Standortdaten: Die Position wird anhand des mobilen Geräts unter Verwendung von Mobilfunk-, Wi-Fi- oder anderen netzwerkbezogenen Kennungen ermittelt, um die Position auf der Karte anzuzeigen und den Standort für Suchanfragen zu verwenden. Die Suchanfragen und Ergebnisse werden anonymisiert gespeichert.
• Routenabfrage: Die eingegebenen Parameter für eine Routenabfrage (u.a. Start, Ziel, Datum) werden verarbeitet, um App Nutzern Routenergebnisse zur Verfügung zu stellen. Die Suchanfragen und Ergebnisse werden anonymisiert gespeichert.
• Favoriten und Verlauf: Die Favoriten und die Historie von Suchanfragen werden ausschließlich am Endgerät des App Nutzers gespeichert.
• Buchungsinformationen: Wir verarbeiten und speichern alle relevanten Transaktionsdaten für von dir durchgeführte Buchungen (u.a. Transportdienstleister, Shared Resources, Produkt, Zeitpunkt, externe Buchungsreferenz, ergänzende Buchungsangaben und Zahlungsmethode) inklusive der dazugehörigen Routenabfrage.
• Zugangsmanagement: Wir verarbeiten und speichern alle Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Zugangsberechtigungen.
• Automatische Punktegutschriften: Wir verarbeiten und speichern alle relevanten Transaktionsdaten zu automatisch erstellten Punktegutschriften inklusive Informationen, wofür und zu welchem Zeitpunkt diese gewährt werden.
• Rechnungen: Wir verarbeiten und speichern alle ausgestellten Rechnungen und damit alle Daten in Zusammenhang mit der Rechnungslegung (u.a. Rechnungsinformationen, externe Referenz zu Rechnungen)
• Nutzungsdaten beim Betrieb der FluidLife Apps: Daten über die Nutzung der FluidLife Apps (z.B. Authentifizierungsreferenz, Login) werden als Logs verarbeitet und gespeichert, um unseren Service zu verbessern und unser System vor böswilliger Nutzung zu schützen. Statistische Daten über die Nutzung der App sowie Daten über Appabstürze werden verarbeitet und anonymisiert gespeichert.
• Geräteinformationen: Sofern von dir die Funktion für Push Benachrichtigungen nicht deaktiviert wird, werden Token bzw. Push Token, die zum Versand von Notifications benötigt werden, verarbeitet und gespeichert.
• Sonstige Daten: Daten, die dich nicht persönlich identifizieren, wie z. B. Zusammenfassungen anonymer Daten, Routensuchen, IP-Adressen, Betriebssysteme, Profileinstellungen und ähnliches, fallen nicht unter diese Richtlinie. Für Daten, die dich nicht als Individuum identifizieren, haben wir das Recht, sie nach unserem Ermessen zu verwenden.

Wir verarbeiten nur solche personenbezogenen Daten über dich, die im Hinblick auf unsere angebotenen Leistungen notwendig sind. Alle unsere personenbezogenen Datenverarbeitungen haben laut Gesetz eine Rechtsgrundlage.

1.3 Informationen, die von verbundenen Organisationen im Rahmen der Nutzung unserer Dienste erstellt werden, sofern Du der Verbindung zu einer Organisation zugestimmt hast

Diese Daten werden von Organisationen wie z.B. Unternehmen, deren Einladung Du akzeptiert und deren Datenschutzerklärung Du zugestimmt hast, erfasst und von uns verarbeitet und gespeichert:

• ID und individuelle Informationen: Eine eindeutige ID zur Identifizierung des App Nutzers sowie weitere individuelle Informationen wie z.B. eine Kostenstelle, Mitgliedsnummer
• Verwaltung der freigeschalteten Module: Die Organisation kann dich für ein Informationsportal, Shared Resources, Geschäftskonto, Mobilitätsbudget, Ride Sharing sowie Energiemonitor freischalten. Jede Freischaltung sowie jede Änderung derselben wird von uns verarbeitet und gespeichert.
• Spesenabrechnung: Sämtliche Daten auf von dir übermittelten Dokumenten wie z.B. Belegen werden erfasst und mit deiner ID verknüpft
• Feedback Formular: An Unternehmen gerichtetes Feedback kann von diesen erfasst und gespeichert sowie an uns weitergeleitet werden.
• Geschäftskonto und Mobilitätsbudget: Sofern von der Organisation für dich freigeschalten, definiert die Organisation sowohl für das Geschäftskonto als auch für das Mobilitätsbudget ein Limit / Buchungsrahmen. Jedes erfasste Limit sowie jede Änderung des Limits, wird von uns verarbeitet und gespeichert.
• Zugangsmanagement: Die Organisation erfasst die Informationen für die Verwaltung der Zugangsberechtigungen zu Türen. Jede gewährte Berechtigung sowie jede Änderung derselben wird von uns verarbeitet und gespeichert.
• Energiemonitor: Die Organisation erfasst die Informationen zu den freigeschalteten Zählpunkten von digitalen Zählgeräten (Smart Meter). Jeder erfasste Zählpunkt, jede Änderung der Zählpunkte sowie sämtliche auf Basis der Zählpunkte übermittelten Informationen zum Energieverbrauch werden von uns verarbeitet und gespeichert.
• Punkte: Die Organisation erfasst manuell Gutschriften und Reduktionen von Punkten. Jede manuelle Erfassung von Punkten wird von uns verarbeitet und gespeichert.

2. Zu welchen Zwecken werden die Daten verarbeitet?

Wir verwenden die bereitgestellten Informationen für die folgenden Zwecke:

2.1 Bereitstellen der Dienste

Für die Erbringung der Dienstleistungen ist die Verarbeitung der oben genannten personenbezogenen Daten erforderlich. Dies ermöglicht es uns:

• Dich über verfügbare Dienste und Routenoptionen zu informieren
• Funktionen zur Personalisierung deines Nutzer Accounts zu aktivieren, wie z. B. das Anlegen von Favoriten und den schnellen Zugriff auf vorherige Ziele zu ermöglichen
• Dir über das Informationsportal News und Informationen der Organisationen mit denen Du verbunden bist anzuzeigen
• Die Dokumentation deiner Fahrten in deinem Logbuch zu ermöglichen
• Mit dir in Kontakt zu treten, sofern Du uns über das Feedback Formular darum gebeten hast
• Dir Dienste wie Ride Sharing, Shared Resources, Zugangsmanagement, Energiemonitor, Punkte und Coupons zur Verfügung zu stellen.
• Interne Vorgänge durchzuführen, die für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich sind, einschließlich der Behebung von Softwarefehlern und Betriebsproblemen, Tests und zur Kontrolle.

2.2 Gesetzliche Verpflichtungen

Wir können die von uns gesammelten Informationen verwenden, um Ansprüche oder Streitigkeiten im Zusammenhang mit deiner Nutzung unserer Dienste zu untersuchen oder zu klären, oder wie anderweitig durch geltendes Recht erlaubt, oder wie von Aufsichtsbehörden, Regierungsstellen und offiziellen Anfragen verlangt.

2.3 Forschung und Entwicklung

Wir können die von uns erfassten Informationen für Tests, Forschung, Analysen und Produktentwicklung verwenden. Auf diese Weise können wir die Sicherheit unserer Dienste verbessern und ausbauen, neue Features und Produkte entwickeln und Versicherungs- und Finanzierungslösungen in Verbindung mit unseren Diensten ermöglichen.

3. Wer erhält Deine Daten?

Damit wir dir unsere Dienste und die Dienste von Drittanbietern anbieten können, geben wir einige deiner personenbezogenen Daten an vertrauenswürdige Drittanbieter oder an Behörden weiter. Diese Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet, deine Daten vertraulich zu behandeln und nur im für die Leistungserbringung erforderlichen Umfang zu verarbeiten. Des Weiteren werden in Zusammenhang mit Ride Sharing Fahrten erforderliche Informationen an andere App Nutzer weitergegeben. Nicht-personenbezogene Daten oder anonymisierte statistische Daten können von uns an ausgewählte Dritte weitergeben werden.

Eine vollständige Liste aller aktuell genutzten Drittanbieter findest Du hier.

Folgende Kategorien von Drittanbieter (Empfängerkategorien) können Daten aus berechtigten Gründen erhalten.

3.1 Hosting Anbieter

Wir speichern und verarbeiten deine personenbezogenen Daten auf Servern von Drittanbietern. Diese Anbieter werden von uns sorgfältig ausgewählt, um alle Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit zu erfüllen.

3.2 Transportdienstleister

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Transportdienstleister, mit denen wir Vereinbarungen getroffen haben und die für die Nutzung ihrer Dienste erforderlich sind. Dies sind externe Anbieter, die für die Bereitstellung bestimmter Transportdienste zur Verfügung stehen (u.a. Taxi Anbieter, etc.).

3.3 Ticket Anbieter

Wir übermitteln personenbezogene Daten an Ticket Anbieter, mit denen wir Vereinbarungen getroffen haben und die für die Nutzung bestimmter Transportdienstleister erforderlich sind.

3.4 Dienstleistungsanbieter

Wir übermitteln personenbezogene Daten an befähigte Dienstleister. Dies können die folgenden sein:

• Authentifizierungs- und Verifizierungsanbieter: Externe Anbieter zur Abwicklung von Authentifizierungsprozessen.
• E-Mail / SMS- / (Push-)Notification Anbieter: Externe Anbieter zum Versand von E-Mails, SMS und (Push-)Notifications. Eine Deaktivierung der Push-Notifications ist jederzeit möglich.
• Rechnungslegungsanbieter: Externe Anbieter zur Abwicklung des Rechnungslegungsprozesses.
• Routing und Geolocation Services: Externe Anbieter zur Abwicklung von Routing-Anfragen und Geolocation-Diensten (z. B. Geo-Resolving, Autocomplete.).
• Monitoring: Externe Anbieter die zur Überwachung der Verfügbarkeit der Services (z.B. App Abstürze) eingesetzt werden.

3.5 Verbundene Organisationen

Organisationen die Kunden von FluidLife sind, können FluidLife App Nutzer einladen sich mit ihnen zu verbinden, um mit diesen Informationen, Geschäftskonten, Mobilitätsbudgets und Ressourcen zu teilen. Sofern Du die Einladung akzeptierst, übermitteln wir personenbezogene Daten an diese Organisationen, die für die Nutzung deren Leistungen wie

• Belege von Fahrtkosten oder Spesen zu übermitteln (Spesenabrechnung)
• Feedback übermitteln
• Ride Sharing Angebote innerhalb der Organisation zu nutzen
• Die Kosten für genutzte Mobilitätsleistungen auf ein Geschäftskonto zu buchen oder über ein Mobilitätsbudget zu bezahlen
• Von diesen zur Verfügung gestellte Ressourcen zu buchen (Shared Resources)
• Zugangsberechtigungen zu erhalten (Zugangsmanagement)
• Daten zum Energieverbrauch einzusehen (Energiemonitor)
• Punkte zu sammeln
• Coupons zu erhalten

erforderlich sind.

3.6 Andere App Nutzer

Im Zusammenhang mit dem Anbieten, Anfragen, Bestätigen oder Ablehnen von Ride Sharing Fahrten übermitteln wir personenbezogene Daten an andere App Nutzer.

3.7 Welche Daten werden übermittelt?

Daten welcher Datenkategorien an welche Empfängerkategorien im jeweils erforderlichen Umfang weitergegeben werden, ist in folgender Tabelle angeführt. Details zu den Datenkategorien sind unter Punkt 2 angeführt.